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    【软件和信息技术服务业】上海某数据技术有限公司-细化条款抓项目改进 优化架构促质量提升

    2023-10-08  点击:[]

    【软件和信息技术服务业】上海某数据技术有限公司-细化条款抓项目改进 优化架构促质量提升

     一、企业简介

    上海某数据技术有限公司(以下简称“公司”)成立于2021年,是一家专注算法交易安全研究的金融科技公司,公司致力于提供国内最先进的金融科技整体解决方案,提升中国金融自主权和金融安全性。公司在金融算法交易技术及算法交易安全服务领域,于2021年度开拓性地投建了多款相关平台软件,加速提升我国资本市场交易技术能力,优化我国的金融服务模式。目前公司员工35人,与近20家券商开展合作,在通过ISO20000、ISO27001等多项资质认证的基础上,于2022年10月份通过了ISO9001认证。

    二、企业急需解决的问题

    一是在极速拓展市场的过程中,公司项目合同管理注重经济效益,合同验收条款较为宽泛,在规避风险方面有进一步提升空间。二是公司目前仍正处于初创阶段,公司组织机构在由“垂直化”向“扁平化”调整的过程中,管理思路不够清晰,管理结构有待改进和完善,需要建立高效成熟的企业组织管理结构。三是需要建立合理规范的文件管理程序,确立文件管理架构,动态调整、普及最新的合规性文件,以适应国家和行业层面信创政策的快速调整,确保公司运营、产品研发合法合规。

    三、提升行动的主要做法

    公司在建立运行体系以前的管理方式,是以“人治管理”为核心。随着公司规模的快速发展,在产品售前、研发、实施、运维、运营等各阶段,均存在着管理不顺畅的现象,如产品信息传达不到位、改进效率不高等。这些问题引起了公司管理层的高度重视。结合质量改进提升行动,公司组成专家组,根据公司实际情况,对照质量管理体系标准要求,从项目流程、管理制度等各个方面进行梳理,按照高、中、低划分风险等级,并针对不同风险等级制订解决方案。

    1.改进项目管理过程:“三步走”快平稳,改进项目管理。

    针对存在问题,公司从事前、事中、事后各环节进行了如下整改。

    (1)事前:设立项目立项审批流程。要求项目相关方就项目立项进行可行性分析,形成专项报告,报送公司高管会签。会签通过后方可正式立项,以确保项目实施范围、周期及约束明晰,保证有足够资源稳步推进。在项目调整前,项目立项由业务研发部门副总裁或签确认,存在信息不对称现象,在项目调整后,采用高管会签方式,保证就立项事项高管100%共通消息。公司签订合同方案,由原来的业务端主导,改变为关联部门多方会签。合同签订时,公司内部相关各方均参与合同评审流程,保证合同条款要求明确,权责清晰,可实施可操作。同时确定合同审批时限,确保时效性。

    (2)事中:公司建立项目推进看板,共享屏幕滚动播放,实时更新项目进度。同时,每周召开两次首尾例会,项目核心成员就现有进度、后续计划、问题风险或协助项等事项信息共通,及时跟踪项目进展,调整项目偏差。每周召开高管会议,审阅项目看板,以年度目标为标准审阅进展,关注延期和困难,给予促进和支持。

    图1 项目推进看板

    同时,细化验收要求,把项目验收标准及活动细分为三个阶段进行。第一阶段:即项目初验中的阶段性评审,开发过程中对各阶段应当交付的成果,如源代码、文档等进行评审与审核,及时发现问题并进行修正。第二阶段:即项目初验中的用户验收测试,开发完成后进行用户验收测试(User Acceptance Test,UAT),确保系统在功能和性能上符合用户需求。第三阶段:即项目终验中的结项验收:对阶段性评审以及UAT的内容进行全面的、最终的审核,确保系统功能、质量符合要求。

    (3)事后:在项目验收完成后,及时组织进行复盘总结,并将总结报告纳入公司知识库以备查询与学习。如有新员工入职后,开通知识库权限,就可迅速了解常规产品问题的解决方案。

    通过项目看板、战会、细化验收条款、分阶段验收的方案,公司产品项目的整体进度按时达成能力,比较之前有了20%左右的大幅提升。

    图2 项目进度提效看板

    2.改进项目管理结构:优化组织架构,明晰职责授权。

    (1)调整公司组织架构,从“垂直化”向“扁平化”转型。改变原来存在部门职能不明晰,多头支援状况,将部门职能划分成产品周期和项目管理两个维度,做到产品各阶段责任归属明确,权责界定清晰。同时,项目管理按照“里程实现计划”,责任归口至各部门,形成流水产线,守望相助。

    图3 部门职能调整

    (2)统一授权管理。使公司OA系统、项目管理软件、知识库平台等系统软件的使用授权,根据部门、员工工作范围、职责划分,按需授权。

    ①设立授权审批流程。先按工作角色预制权限列表,经管理层审核通过后,对入职员工按角色统一授权。公司制定授权审批流程,标准化审批节点。如超过角色范围的特殊授权,则按要求单独申请。通过点和面结合、共性和个性相结合,降低了授权风险,提高了工作效率。

    ②专人授权,统一管理。各系统软件Admin权限统一至专人负责,由负责人根据授权审批结果进行授权,避免多头重复授权。

    图4 授权管理调整

    3.改进文件管理:动态更新政策,合法警钟长鸣

    (1)确定文件管理架构,细化外来合规性文件分类。按照法律法规、行业动态、操作标准、学术文件等科目进行架构设置,定期进行相关方向文件的梳理与迭代,确保动态调整合规性文件时,既有时效性,又有完整性。

    图5 外来文件管理架构

    (2)丰富外来文件共享途径。通过公司局域共享文档,保障全体员工可以随时查阅国家和行业层面最新政策。由专人负责相关文件更新,当出现新的政策、法规时,及时进行解读与通知,保证公司员工及时了解国家和行业最新动向。

    (3)对外与律所等建立合作关系。委托专业机构定期对公司外来文件进行审核,迭代更新现有文件。

    四、企业质量提升成效

    1.项目合同管理方面。通过实施“三步走”方案,公司项目管理,从可行性分析报告到合同审核,从立项到项目验收,保证对项目进行全程跟踪反馈,并动态调整项目偏差。保证了公司项目能够按时验收并有据可依。合同明确条款后,提高了项目验收速度,缩短了回款周期,最大程度保障了公司利益。

    在执行上述方案后,目前公司各项合同的会签率、立项执行率均达到了100%;项目研发生产周期、验收周期平均缩短20%,项目结项周期平均缩短15%左右。

    图6 提升后项目合同管理方式

    2.组织架构优化方面。公司组织架构优化后,以产品研发为导向进行权责划分,成功解决了同一部门多个职能,工作繁杂,无法出成果的问题。公司各部门明确职能,统一信息共享路径和项目管理平台后,信息共通,反馈及时,提高了产品研发效率。在对部门、员工的授权管理精细化以后,实现了权责相匹配,提高了工作效率。 “扁平化”管理模式还提升了公司的审批速度,目前公司管理层对审批申请,能够在两天之内做出明确回复。

    图7 授权管理痛点解决

    图8 授权管理调整成效

    五、专家点评

    本公司通过质量管理体系改进,以提高公司产品项目落地效率为导向,改变管理思路:采用先进管理方法整合内部资源,科学优化组织管理结构,合理改善分工布局,注重业务流程的合理性、完整性与严谨性,实现了客户满意度提高和企业效益增收的双重目标。

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