【软件和信息技术服务业】上海某数据技术有限公司-细化条款抓项目改进 优化架构促质量提升
一、企业简介
上海某数据技术有限公司（以下简称“公司”）成立于2021年，是一家专注算法交易安全研究的金融科技公司，公司致力于提供国内最先进的金融科技整体解决方案，提升中国金融自主权和金融安全性。公司在金融算法交易技术及算法交易安全服务领域，于2021年度开拓性地投建了多款相关平台软件，加速提升我国资本市场交易技术能力，优化我国的金融服务模式。目前公司员工35人，与近20家券商开展合作，在通过ISO20000、ISO27001等多项资质认证的基础上，于2022年10月份通过了ISO9001认证。
二、企业急需解决的问题
一是在极速拓展市场的过程中，公司项目合同管理注重经济效益，合同验收条款较为宽泛，在规避风险方面有进一步提升空间。二是公司目前仍正处于初创阶段，公司组织机构在由“垂直化”向“扁平化”调整的过程中，管理思路不够清晰，管理结构有待改进和完善，需要建立高效成熟的企业组织管理结构。三是需要建立合理规范的文件管理程序，确立文件管理架构，动态调整、普及最新的合规性文件，以适应国家和行业层面信创政策的快速调整，确保公司运营、产品研发合法合规。
三、提升行动的主要做法
公司在建立运行体系以前的管理方式，是以“人治管理”为核心。随着公司规模的快速发展，在产品售前、研发、实施、运维、运营等各阶段，均存在着管理不顺畅的现象，如产品信息传达不到位、改进效率不高等。这些问题引起了公司管理层的高度重视。结合质量改进提升行动，公司组成专家组，根据公司实际情况，对照质量管理体系标准要求，从项目流程、管理制度等各个方面进行梳理，按照高、中、低划分风险等级，并针对不同风险等级制订解决方案。
1.改进项目管理过程：“三步走”快平稳，改进项目管理。
针对存在问题，公司从事前、事中、事后各环节进行了如下整改。
（1）事前：设立项目立项审批流程。要求项目相关方就项目立项进行可行性分析，形成专项报告，报送公司高管会签。会签通过后方可正式立项，以确保项目实施范围、周期及约束明晰，保证有足够资源稳步推进。在项目调整前，项目立项由业务研发部门副总裁或签确认，存在信息不对称现象，在项目调整后，采用高管会签方式，保证就立项事项高管100%共通消息。公司签订合同方案，由原来的业务端主导，改变为关联部门多方会签。合同签订时，公司内部相关各方均参与合同评审流程，保证合同条款要求明确，权责清晰，可实施可操作。同时确定合同审批时限，确保时效性。
（2）事中：公司建立项目推进看板，共享屏幕滚动播放，实时更新项目进度。同时，每周召开两次首尾例会，项目核心成员就现有进度、后续计划、问题风险或协助项等事项信息共通，及时跟踪项目进展，调整项目偏差。每周召开高管会议，审阅项目看板，以年度目标为标准审阅进展，关注延期和困难，给予促进和支持。
图1 项目推进看板
同时，细化验收要求，把项目验收标准及活动细分为三个阶段进行。第一阶段：即项目初验中的阶段性评审，开发过程中对各阶段应当交付的成果，如源代码、文档等进行评审与审核，及时发现问题并进行修正。第二阶段：即项目初验中的用户验收测试，开发完成后进行用户验收测试（User Acceptance Test，UAT），确保系统在功能和性能上符合用户需求。第三阶段：即项目终验中的结项验收：对阶段性评审以及UAT的内容进行全面的、最终的审核，确保系统功能、质量符合要求。
（3）事后：在项目验收完成后，及时组织进行复盘总结，并将总结报告纳入公司知识库以备查询与学习。如有新员工入职后，开通知识库权限，就可迅速了解常规产品问题的解决方案。
通过项目看板、战会、细化验收条款、分阶段验收的方案，公司产品项目的整体进度按时达成能力，比较之前有了20%左右的大幅提升。
图2 项目进度提效看板
2.改进项目管理结构：优化组织架构，明晰职责授权。
（1）调整公司组织架构，从“垂直化”向“扁平化”转型。改变原来存在部门职能不明晰，多头支援状况，将部门职能划分成产品周期和项目管理两个维度，做到产品各阶段责任归属明确，权责界定清晰。同时，项目管理按照“里程实现计划”，责任归口至各部门，形成流水产线，守望相助。
图3 部门职能调整
（2）统一授权管理。使公司OA系统、项目管理软件、知识库平台等系统软件的使用授权，根据部门、员工工作范围、职责划分，按需授权。
①设立授权审批流程。先按工作角色预制权限列表，经管理层审核通过后，对入职员工按角色统一授权。公司制定授权审批流程，标准化审批节点。如超过角色范围的特殊授权，则按要求单独申请。通过点和面结合、共性和个性相结合，降低了授权风险，提高了工作效率。
②专人授权，统一管理。各系统软件Admin权限统一至专人负责，由负责人根据授权审批结果进行授权，避免多头重复授权。
图4 授权管理调整
3.改进文件管理：动态更新政策，合法警钟长鸣
（1）确定文件管理架构，细化外来合规性文件分类。按照法律法规、行业动态、操作标准、学术文件等科目进行架构设置，定期进行相关方向文件的梳理与迭代，确保动态调整合规性文件时，既有时效性，又有完整性。
图5 外来文件管理架构
（2）丰富外来文件共享途径。通过公司局域共享文档，保障全体员工可以随时查阅国家和行业层面最新政策。由专人负责相关文件更新，当出现新的政策、法规时，及时进行解读与通知，保证公司员工及时了解国家和行业最新动向。
（3）对外与律所等建立合作关系。委托专业机构定期对公司外来文件进行审核，迭代更新现有文件。
四、企业质量提升成效
1.项目合同管理方面。通过实施“三步走”方案，公司项目管理，从可行性分析报告到合同审核，从立项到项目验收，保证对项目进行全程跟踪反馈，并动态调整项目偏差。保证了公司项目能够按时验收并有据可依。合同明确条款后，提高了项目验收速度，缩短了回款周期，最大程度保障了公司利益。
在执行上述方案后，目前公司各项合同的会签率、立项执行率均达到了100%；项目研发生产周期、验收周期平均缩短20%，项目结项周期平均缩短15%左右。
图6 提升后项目合同管理方式
2.组织架构优化方面。公司组织架构优化后，以产品研发为导向进行权责划分，成功解决了同一部门多个职能，工作繁杂，无法出成果的问题。公司各部门明确职能，统一信息共享路径和项目管理平台后，信息共通，反馈及时，提高了产品研发效率。在对部门、员工的授权管理精细化以后，实现了权责相匹配，提高了工作效率。 “扁平化”管理模式还提升了公司的审批速度，目前公司管理层对审批申请，能够在两天之内做出明确回复。
图7 授权管理痛点解决
图8 授权管理调整成效
五、专家点评
本公司通过质量管理体系改进，以提高公司产品项目落地效率为导向，改变管理思路：采用先进管理方法整合内部资源，科学优化组织管理结构，合理改善分工布局，注重业务流程的合理性、完整性与严谨性，实现了客户满意度提高和企业效益增收的双重目标。
